はじめに
筆者は新人の頃、良くタスクを漏らしていた。期限ギリギリになってフォローされて、急いで取り掛かると言うことがあった。
最初に配属された部署が、忙しい部署だったからかもしれない。toとcc含めて、一日に100件200件のメールが来ていたと思う。有休明けは憂鬱であった。メールをさばききれない状態だった。
管理をちゃんとしようと思ってメールをフォルダ分けしたりしたがダメだった。整理が追いつかないのだ。整理を頑張ると仕事が捗らない。整理をやめると仕事は捗るがタスクが漏れる。いい塩梅を模索する日々だった。
あれから結構時間が経って、今は自分なりの仕事の進め方ができている。今回は、色々なやり方を試して、最終的に自分としてしっくり来た管理方法を紹介する。
タスクを管理するツール
タスクを管理するツールは色々ある。JiraやRedmineなどもある。ExcelやOutlookで管理していると言う人もいる。難しいのは、特定のツールで管理しづらいタスクが存在すると言う点だ。プライベートなタスクなどはみんなで共有しているツールで管理しづらい。ExcelやOutlookだと、依頼をタスク管理ツールに落とし込むのが面倒だ。
結局辿り着いた結論として、メールソフトを起点として、タスク管理をするのが良いと考えるようになった。お客さんと会話が必要な仕事のコミュニケーションツールは、ほとんどメールだ。従って、タスクが発生する起点はメールなのだ。
なので、筆者はこれまで、メールを起点として、タスクを管理してきた。それなりにうまく仕事を回せていると思っている。以下、メールでタスク管理する方法を紹介する。
メールによりタスクを管理する方法
前提事項
メールによるタスクを管理する方法を紹介する前に、重要な前提事項として、使用しているメールソフトでメールが検索できること、を要求しおく。メールを検索することができれば、キーワードを入力して検索すれば、ご丁寧に案件ごとにフォルダ分けをする必要がなくなる。あのメールどこだっけ？と思ったときは、なんとなく覚えているキーワードで検索するだけで目的のメールは見つかるはずだ。
ルール
ルールを紹介する。かなりシンプルで、ルールは全部で6つある。
- ルール1：アクションが必要なメールについては「受信トレイ」フォルダに入れたままとする
- ルール2：アクションが必要ないメールについては「終わり」フォルダに入れる
- ルール3：アクションが終わったメールについては「終わり」フォルダに入れる
- ルール4：アクションが終わったものの、フォローが必要なものについては「仮置き」フォルダに入れる。フォローが必要なくなったら、「終わり」フォルダに入れる
- ルール5：議事録については「議事録」フォルダに入れる
- ルール6：原則メールを削除しない
以下順に説明する。
ルール1：アクションが必要なメールについては「受信トレイ」フォルダに入れたままとする
タスクを漏らさないための基本的な方針として、タスクになりうるメールは受信トレイから移動させない。うっかり移動させてしまうと、他のメールに埋もれてしまうからだ。タスクをやり切るまでは、移動させない。受信トレイに置きっぱだ。慣れてくると、受信トレイにメールがある状態が不快になってくる。受信トレイにあるメールはタスクだからだ。不快だからこそ、タスクをなんとか消化しようという気になるのだ。
ルール2：アクションが必要ないメールについては「終わり」フォルダに入れる
アクションが必要ないメールを管理する必要はない。さっさと終わりフォルダに入れて、見ないようにしよう。見ないと言うところが大事だ。見なくていいものを見始めると、大切なことに集中できなくなる。さっさと見切りをつけよう。
ルール3：アクションが終わったメールについては「終わり」フォルダに入れる
アクションが終わったメールも管理する必要がない。さっさと終わりフォルダに入れて、見ないようにしよう。長い間受信トレイにあったメールを終わりフォルダに入れるときは、とてもスッキリとした気分になる。終わりフォルダは、あなたの仕事の勲章だ。どんどん終わりフォルダにメールを放り込もう。フォルダを分ける必要はない。検索すれば見つかるのだから。
ルール4：アクションが終わったものの、フォローが必要なものについては「仮置き」フォルダに入れる。フォローが必要なくなったら、「終わり」フォルダに入れる
自分のやるべきタスクが終わって、ボールを別の人に渡したものの、その人がタスクを期限通りに完遂できない場合がある。不安な場合は、仮置きフォルダに入れて、管理しておこう。自分は関係ないが、放っておくともしかしたら炎上するかもしれない類のメールを仮置きに入れておこう。周りのタスク漏れを防ぐことが、自分の仕事をスムーズに進めるために必要なときがあるからだ。仮置きフォルダに入れていたもので、不安が解消されものから、順次終わりフォルダに入れよう。
ルール5：議事録については「議事録」フォルダに入れる
議事録は大事だ。言った言わない問題を一発で解決する強力な武器だ。この武器だけは、すぐ参照できるように、別フォルダとして大事に取っておこう。議事録を待っていてはいけない。自分で書いてしまおう。誰も書かないなら自分が書いて、それを事実としてしまおう。
ルール6：原則メールを削除しない
メールを削除してしまうと、エビデンスがなくなってしまうこととなる。たまに過去メールを参照しなければならないケースがある。その時に備えて、メールを保管しておこう。注意点として、outlookなどで、○○年経ったメールを自動削除するなどの設定になっていないことを確認しておこう。筆者はエビデンスとしてメールを送信するようにしていた。1年経ったら自動削除する設定になっており、しばらく困ったことがある。気を付けておこう。
まとめ
今回はタスクを漏らさない方法として、メールによるタスク管理方法を紹介した。自分に合った方法であれば何でも良いと思うが、タスク漏れで困っている方は、上記の方法を試して見てはいかがだろうか。
